自社の業務にマッチする、柔軟性のあるシステム
「入退室管理システム」
取材日
2024年8月2日
導入前の課題
・「子ども達が教室に来ているか？」という保護者からの問い合わせが多い
・個別指導のため受講生の入退室状況を把握しにくい
要望
・受講生の入退室状況を保護者が確認できる仕組み
・受講生のスマホから入退室打刻できる仕組み
・既存ツールであるLINEを活用した仕組み
開発内容
「入退室管理システム」
保護者向けマイページ
授業や自習で教室を利用する受講生の入退室情報を、保護者がマイページから確認できる仕組みです。
事前登録した自身のLINEアカウントでログインをし、本日の入退室状況や履歴を確認することができます。
保護者1人に対して複数のお子様を紐づけることが可能となっていて、確認の手間を極力減らしました。
またマイページでは、各教室からのお知らせを確認するためのリンクや、教室長へ問合せができるようにLINEをリンクさせています。
スマホでQR打刻
普段利用する教室を3つまで登録することができます。
各教室の出入り口には入室用・退室用のQRコードがあり、それぞれのQRコードをスマホカメラで読み取ると事前に登録した自身のLINEアカウントでシステムへ自動的にログインします。
読み取ったQRコードに紐づく教室名と、「入室する」or「退室する」のボタンが表示されますのでクリックで完了です。
ボタンクリックで入退室の記録がデータベースへ保存され、リアルタイムでマイページへ表示されます。
Story
本システムの開発をご依頼されたご担当者様にお話を伺いました。
導入前の課題
保護者が安心できるサービスとして
家庭教師派遣から個別指導塾としての需要が高まっていく中で、従来通りお子様の様子を保護者と共有し、ご安心していただける仕組みが必要だと考えていました。
学習塾向けのシステムはたくさんあるものの、理想にかなう製品が見つからず。まずは保護者とLINEを使ってコミュニケーションできる「LINEWORKS」を導入しました。「うちの子は塾に来ていますか？」といった問い合わせが多く発生していたので、次はLINEを活用した入退室システムを検討するようになりました。
導入前の決め手
将来的な機能拡張を見込んで地元企業へ依頼
まだまだ紙で管理しているものが多いので、入退室以外にも多くの課題があります。将来的に様々な業務をデジタル化していきたい構想があるので、段階的なシステム開発が可能で、リクエストに柔軟に対応してくれそうなPepoさんにお願いすることに決めました。「地域教育に貢献」を合言葉に地域の教育環境に合わせた事業を展開している背景から、依頼するなら新潟県内の企業へお願いしたいと考えていました。
現状のLINE運用と将来的な機能拡張を踏まえたシステムの提案
導入後の効果・評価
スムーズに導入できました
保護者の方からの反応も良好で、受講生も適切に利用できており、利用者は順調に増えています。
システムの登録方法などが分かりやすいよう、Pepoさんと相談しながら説明資料等を用意しました。
元々保護者や受講生とのLINEによるコミュニケーションは定着していましたので、導入時の混乱はありませんでした。
既製品とは違う、無駄のないシステム
システム開発に際し、細かい指示やお願いをすることが多かったと思います。私たちも一緒にシステムを作っているという実感ができましたし、その分自分たちに合ったシステムができたと思います。
最初の登録で迷わないようにサポート
今後への期待
保護者への情報提供を充実させたい
後から機能を追加することを想定して、今回の「入退室管理システム」を構築してもらいました。
将来的には毎月の指導回数や指導内容、受講生の成績などを保護者と共有できるようにしたいと考えています。弊社では受講生ごとにオーダメイドのカリキュラムを組んでいるので、保護者の方がわかりやすいようにデザインを工夫したいと考えています。
お客様情報
株式会社KATEKYO新潟
家庭教師の派遣事業からスタートし、現在は個別指導塾「KATEKYO学院 」を新潟県内で19校運営。
社会人プロ講師による1対1の個別指導でサポート、ピーク時は約1,500人の小中高生が在籍。
